Steeds meer werkzaamheden bevatten een digitale component. Er is ook steeds meer mogelijk. Alle nieuwe softwareoplossingen en kunstmatige intelligentie (AI) vinden techneuten leuk, maar voor iedereen die daar mee moet werken, valt dat niet altijd mee. Daarbij komt regelmatig de opmerking – “Waarom moet dit nu zo, het ging toch goed?!” Hoe krijg je dan mensen hierin mee? Dat gaat over meer dan mensen helpen met een andere mindset over alle digitale mogelijkheden. Overtuigen en adoptie gaat veel makkelijker wanneer men van innovatie de impact ziet voor zichzelf of voor de maatschappij. Idealiter komt innovatie dan ook tot stand vanuit de missie en strategie die je organisatie heeft.
Deze ingrediënten hebben mij geholpen in mijn opdracht die ik momenteel uitvoer voor de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland. Daar heb ik een overkoepelende interne communicatiestrategie geformuleerd rondom digitale innovatie. Een strategie gebaseerd op de impact die je kunt realiseren met nieuwe digitale oplossingen en de bijdrage hiervan aan de doelstellingen en taken die je als gemeente hebt. Innovatie als middel om de gezamenlijke missie “Samen sterker” die deze gemeenten hebben te realiseren.
In mijn opdracht heb ik aandacht besteed aan het proces hoe digitale innovatie en projecten tot stand komen en hoe communicatie hier een belangrijke rol in kan spelen. Waarbij het uitgangspunt is dat digitale innovatie juist tot stand komt vanuit behoeften op de werkvloer en voortvloeit uit de gezamenlijke missie “Samen sterker” die de gemeenten hebben. Wanneer digitale innovatie in dienst staat van (maatschappelijke) impact en door de juiste communicatie wordt ondersteund, is besluitvorming over het wel of niet starten van een nieuw project veel eenvoudiger en staan gebruikers meer open voor nieuwe software en tools. Dat betekent ook een nauwe samenwerking tussen afdeling ICT en afdelingen Communicatie en het tijdig betrekken van elkaar, waarmee een missiegedreven formulering van “het waarom” van projecten en de juiste kernboodschappen en communicatie naar de organisatie zijn geborgd.
Innovatie is mooi, maar echte innovatie vindt pas plaats als er met de nieuwe innovatie wordt gewerkt. Hierbij geeft niet de techniek, maar juist het menselijke aspect de doorslag bij adoptie en gebruik. Bij de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland besteedt men hier veel aandacht aan. Zowel bij de online servicedesk, bij de zogenaamde “floorwalkers” die fysiek ondersteuning bieden op de werkvloer en bij ict-projectleiders, applicatiebeheerders en management staan oprechte betrokkenheid en persoonlijke hulp aan medewerkers centraal. Deze betrokkenheid en hulp heb ik doorvertaald naar een overkoepelend concept: ”hoe ict?!”. Dit staat voor betrokkenheid tonen en behoeften peilen: “hoe ict?” (met een vraagteken) en uitleg geven en overtuigen: “hoe ict!” (met een uitroepteken). Onder de noemer “hoe ict?!” kan alle communicatie rondom digitale innovatie richting medewerkers plaatsvinden. Om een paar voorbeelden te geven, er kan een digitaal platform genaamd “hoe ict?!” gelanceerd worden, waar personeel best practices rondom applicaties met elkaar delen; floorwalkers en andere ambassadeurs van ICT in de organisatie, ook teamleiders en directie, kunnen op gezette tijden een hesje met de opdruk “hoe ict?!” dragen bij hun rondgang langs de medewerkers; en een interne mailing met informatie over een nieuwe applicatie of software update kan ook onder de noemer “hoe ict?!” onder de aandacht gebracht worden.
Gezamenlijk gaan we nu de samenwerking tussen ICT en Communicatie intensiveren, de missiegedreven ontwikkelaanpak en bijbehorende communicatie toepassen en het overkoepelende concept “hoe ict?!” uitrollen in de praktijk!
En dat past overigens ook geheel in de stijl van Synnovem, want daar werken denkers die doen!